Usar ferramentas de web conferência como Meeting, Teams, Zoom, goToMeeting ou qualquer outra não traz nenhum ganho efetivo para realização de assembleias virtuais e ainda pode trazer novos problemas além de não resolver os problemas existentes em assembleias presenciais como falta de quorum, discussões fora da pauta e contabilização de votos.

2020 é um ano para ser lembrado e ao mesmo tempo esquecido por todos os setores e econômicos e sociais de todas as nações devido aos problemas causados pelo novo coronavirus. Como uma das principais recomendações para evitar o contágio é o distanciamento social, evidenciando a deficiência de diversas empresas para resolver seus problemas de forma virtual.

Os condomínios e associações foram diretamente impactados por este grave problema mundial, pois todas as decisões importantes devem ser tratadas em assembleias que por sua vez são contraindicadas por provocar aglomerações.

A assembleia virtual se tornou um tema muito discutido neste meio e causa muitas dúvidas pois os condomínios precisam continuar a tomar decisões ao mesmo tempo que não podem reunir os condôminos. Muitas pessoas acham que assembleia virtual é reunir pessoas em uma conferência web para reproduzir o cenário presencial de forma virtual. Isso é um erro grave pois além de trazer todos os problemas para o ambiente virtual você depende da qualidade da conexão de todos os presentes, além de não conseguir gerenciar lista de presença e muito menos coordenar conversas paralelas.

Uma assembleia virtual de sucesso depende de uma plataforma que forneça as ferramentas para você produzir um edital de convocação, enviar os convites para os representantes legais, permitir a assinatura virtual, votar nos itens e ainda comentar em um ambiente controlado e direcionado para isso. Além disso uma sala virtual para assembleia deve ficar aberta por um período significativamente maior do que uma assembleia virtual (aumentando quórum de votação), ao final do processo o presidente deve conseguir acessar todas as informações para confecção da ata.

Com isso entendemos que uma assembleia virtual é um processo que deve trazer benefícios e resolver problemas existentes em assembleias presenciais. Muitos condomínios já estão migrando para esta solução de forma definitiva que veio para ficar pela simplicidade e comodidade aos participantes.